Le premier suivi ne doit pas donner l’impression que vous êtes impatient. Après avoir envoyé votre proposition, attendez quelques jours ouvrés, répondez dans le même fil et ajoutez un élément utile au lieu de recopier votre message initial.
Pour une prise de contact à froid, deux relances suffisent généralement : envoyez la première cinq à sept jours ouvrés plus tard, puis une dernière mise à jour utile sept à dix jours après. Sans réponse, arrêtez la séquence et laissez la porte ouverte à une future campagne.
Quand envoyer la première relance
Attendez environ cinq à sept jours ouvrés après votre proposition initiale. La marque a ainsi le temps de faire suivre le message, de vérifier son calendrier et de déterminer si le sujet relève des partenariats, des relations presse, des réseaux sociaux ou d’une autre équipe.
Réduisez ce délai si votre proposition dépend d’une date de lancement, d’un événement ou d’une période saisonnière précise. Expliquez alors pourquoi le calendrier compte et indiquez une date de réponse réaliste, sans créer une fausse urgence.
Avant d’envoyer votre relance, vérifiez :
- que le message a atteint la bonne personne ou la bonne adresse ;
- que l’objet reste compréhensible en répondant dans le même fil ;
- qu’un élément nouveau peut rendre la relance plus utile.
S’il n’y a rien de nouveau, un rappel court reste acceptable. En revanche, n’envoyez pas de relance dès le lendemain et ne considérez pas l’ouverture du message comme une promesse de réponse.
Combien de fois relancer
Utilisez une limite de deux messages pour une proposition envoyée à froid :
- Première relance : cinq à sept jours ouvrés après la proposition. Restez bref et replacez l’opportunité dans la boîte de réception. Ce guide d’e-mails PR pour créateurs recommande également une relance rapide, mais une limite de deux messages reste généralement plus simple à tenir.
- Dernière relance : sept à dix jours ouvrés plus tard. Ajoutez une vraie mise à jour, facilitez le report de la conversation et indiquez que vous arrêtez là pour le moment.
Après cela, ne renvoyez pas de rappel tous les quelques jours. Une marque peut être intéressée tout en n’ayant pas de campagne active, de budget, de responsable interne ou de temps pour répondre.
Que rédiger dans la première relance
La première relance doit rendre votre proposition facile à retrouver et à évaluer. Répondez dans le même fil afin que la marque retrouve le contexte sans rechercher le premier message.
Structurez-la en trois parties :
- la date ou l’objet de la proposition initiale ;
- un rappel en une phrase de l’idée de collaboration ;
- une question simple sur le calendrier ou l’adéquation.
Exemple :
Bonjour [Prénom],
Retour sur mon message du [date] au sujet d’une possible collaboration [format] avec [Marque]. L’idée était de [description courte] pour une audience [niche ou caractéristique].
Est-ce un sujet envisagé pour une prochaine campagne, ou préférez-vous que je revienne vers vous à un autre moment ?
Bonne journée,
[Nom]
Ne recopiez pas toute votre proposition. Une relance doit réduire l’effort de lecture, pas ajouter un long message à la boîte de réception.
Ajouter du contexte plutôt que répéter la proposition
La deuxième relance doit apporter quelque chose de nouveau. Un bon contexte est précis, pertinent et facile à vérifier : ce n’est pas une pièce jointe aléatoire ni une nouvelle liste de raisons pour lesquelles la marque devrait répondre.
Vous pouvez ajouter :
- un contenu récent qui montre le format proposé ;
- un angle lié à un lancement, un produit ou une saison ;
- une mise à jour d’audience ou de performance liée à la campagne ;
- une version plus simple de l’activation, plus facile à évaluer ;
- une fenêtre de disponibilité si le calendrier a changé.
Par exemple, si votre première proposition était large, vous pouvez écrire : « J’ai récemment publié un tutoriel dans ce format ; il montre plus clairement à quoi l’intégration pourrait ressembler. » La marque dispose ainsi d’un exemple concret, sans devoir relire toute la proposition.
Si vous ajoutez des preuves actualisées, rendez-les faciles à parcourir. Un media kit d’influenceur à jour peut vous aider si vos données ou vos exemples récents ont vraiment évolué, mais n’envoyez pas un nouveau document à chaque rappel.
Que rédiger dans la dernière relance
La dernière relance doit être utile et conclusive. Donnez une dernière raison claire de répondre, puis retirez la pression d’une réponse immédiate.
Exemple :
Bonjour [Prénom],
Une dernière mise à jour avant de clore la conversation : j’ai une disponibilité en [mois ou période] et je pourrais adapter l’idée autour de [produit, lancement ou besoin de l’audience]. Voici l’exemple récent : [lien].
Si ce n’est pas au calendrier pour le moment, aucun problème. Je vous laisse ces informations et je reviendrai seulement si j’ai une mise à jour pertinente.
Bonne journée,
[Nom]
Si la marque répond à n’importe quel moment, mettez la séquence en pause. Répondez à sa question au lieu d’envoyer la relance prévue : la conversation passe alors du suivi à l’échange.
Si la marque ouvre le message sans répondre
Une ouverture est un signal faible. Le message a peut-être été lu rapidement, transféré en interne ou rouvert pendant le tri de la boîte de réception. Ne la considérez pas comme une marque d’intérêt.
Suivez le même rythme : attendez la fenêtre prévue, envoyez une relance courte dans le fil initial, ajoutez du contexte uniquement s’il est pertinent et ne mentionnez jamais que vous avez vu l’ouverture. N’ajoutez pas immédiatement un DM Instagram ou un autre canal, sauf si la marque invite clairement les créateurs à l’utiliser ou si une conversation y existe déjà.
Quand arrêter les relances
Arrêtez après les deux relances prévues, lorsque la période de campagne est passée ou lorsque la marque vous demande d’attendre. Notez la date et la réponse, puis rangez le contact dans votre suivi à long terme sans rouvrir constamment le même fil.
Vous pouvez revenir plus tard uniquement avec une vraie raison : nouveau lancement, contenu pertinent ou nouvelle fenêtre de campagne. Dans ce cas, commencez un nouveau message avec ce contexte plutôt qu’un simple rappel de votre précédent message.
Répondre à « pas pour le moment »
« Pas pour le moment » n’est pas toujours un refus définitif. Répondez avec gratitude, demandez si un suivi à une période précise est bienvenu et respectez le calendrier donné.
Merci pour votre réponse. Aucun problème. Est-ce utile que je revienne vers vous autour de [mois ou trimestre], ou préférez-vous que j’attende une future campagne ? Dans tous les cas, merci pour votre retour.
Si la marque indique un mois précis, programmez un rappel et revenez une seule fois avec une nouvelle raison de discuter. Si elle explique que l’adéquation n’est pas bonne, acceptez sa réponse sans essayer de la convaincre avec un message plus long.
Garder un suivi simple
Notez la marque, le contact, la date de la proposition, chaque relance, la réponse éventuelle, la prochaine date acceptable et la raison de revenir. Le but n’est pas de créer un système commercial complexe : il s’agit d’éviter les répétitions et de savoir quand passer à autre chose.
Une bonne relance crée un petit chemin clair vers la conversation. Envoyez la première après cinq à sept jours ouvrés, rendez la seconde utile, arrêtez après deux relances et répondez avec tact lorsqu’une marque vous donne un calendrier.
